Wie OptiNexa Voice und OptiNexa Chat funktionieren

Auf der Startseite steht, was die beiden Assistenten tun. Hier steht, wie sie es tun — welche Technik dahinter läuft, was sie leisten und wo ihre Grenzen liegen.

Was hier tatsächlich passiert

Beide Assistenten sind KI-Systeme. Konkret: große Sprachmodelle, die ein Anliegen im Gespräch erfassen, es mit Ihrer hinterlegten Wissensbasis abgleichen und daraus eine Antwort oder eine Aktion ableiten.

Der Unterschied zum klassischen Telefonmenü oder zum Chatbot mit Entscheidungsbaum liegt genau hier: Es gibt keine vorgegebenen Pfade, die der Anrufer treffen muss. Er sagt in eigenen Worten, was er will — und das System ordnet es ein.

OptiNexa Voice: vom Klingeln bis zur Antwort

Der Telefonassistent ist auf fonio.ai gebaut, einer Plattform der fonio GmbH aus Wien. Ein Anruf durchläuft vier Schritte, die zusammen meist unter einer Sekunde brauchen:

1. Spracherkennung. Das Gesagte wird laufend in Text überführt, während noch gesprochen wird.
2. Verstehen. Ein KI-Modell erfasst das Anliegen im Kontext des bisherigen Gesprächs — nicht nur den letzten Satz.
3. Handeln. Termin im Kalender buchen, Bestellstatus per Schnittstelle abfragen, an einen Mitarbeiter durchstellen.
4. Antworten. Die Antwort wird als natürliche Sprache ausgegeben.

Der Assistent lässt sich mitten im Satz unterbrechen. Wer schon weiß, was er will, muss keine Ansage abwarten.

Woher der Assistent weiß, was er sagen darf

Vor dem Livegang hinterlegen wir eine Wissensbasis: Öffnungszeiten, Leistungsspektrum, Preislisten, typische Rückfragen, Ihre Terminlogik. Der Assistent antwortet aus diesen Dokumenten heraus.

OptiNexa Chat: gleiches Prinzip, anderer Kanal

Der Chat-Assistent arbeitet nach derselben Logik, nur schriftlich — als Widget auf Ihrer Website und optional über WhatsApp. Er beantwortet Produkt- und Terminfragen, erkennt Kaufabsicht und führt durch den Bestellvorgang.

Für einen Dentalhändler haben wir auf dieser Basis einen Bestellassistenten über WhatsApp umgesetzt: Stammkunden schreiben ihre Nachbestellung in freiem Text, der Assistent gleicht sie mit dem Sortiment ab, bestätigt Menge und Artikel und übergibt die fertige Bestellung ins System.

Die Übergabe ist der eigentliche Wert

Ein Assistent, der nur redet, spart wenig Zeit. Entscheidend ist, was danach passiert. Über eine Automatisierungsschicht — wir setzen dafür n8n ein — landen Ergebnisse dort, wo sie hingehören:

• Termin direkt im Praxis- oder Teamkalender
• Kontakt und Gesprächsnotiz im CRM
• Bestellung in der Warenwirtschaft
• Zusammenfassung per E-Mail an die zuständige Person

Datenschutz

fonio betreibt die Infrastruktur nach Anbieterangaben in der EU — gehostet bei Hetzner in Nürnberg, mit eigener Orchestrierungsebene statt weitergereichter US-Dienste. DSGVO- und EU-AI-Act-Konformität sind dabei Eigenangaben des Anbieters, keine externen Zertifikate.

Praktisch bedeutet das für Sie: Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, fonio muss als Unterauftragsverarbeiter in Ihr Verarbeitungsverzeichnis, und am Gesprächsbeginn steht eine Ansage. Das richten wir mit ein.

Was die Assistenten nicht können

• Beraten. Fragen zu Behandlung, Diagnose oder Medikation gehören zu Ihnen, nicht zum Assistenten.
• Notfälle einschätzen. Erkennt der Assistent Dringlichkeit, stellt er durch oder gibt die Notfallnummer aus.
• In zehn Minuten fertig sein. Wissensbasis, Anbindung und Testläufe brauchen realistisch zwei bis vier Wochen.